7 Claves para Reuniones Efectivas

¿Te ha pasado alguna vez estar en una reunión de trabajo muchas horas y sentir que no lograste nada de lo que querías, o que el líder de la reunión nunca fue claro, y sientes que todo ha sido una verdadera pérdida de tiempo?

Ya sea en reuniones de trabajo con tu equipo, con clientes, con proveedores, con asesores, en proyectos universitarios, etc.; es importante tener foco al convocar o participar de reuniones para que éstas sean realmente efectivas y no una pérdida de tiempo.

Por esto, a continuación te comparto 7 claves (usadas en equipos de alto desempeño) que puedes empezar a aplicar desde ya cuando organices tu próxima reunión, según corresponda, y así manejar de mejor manera tu tiempo y el de otros (¡quienes seguro te lo agradecerán!), porque muchas reuniones sí son necesarias y pueden ser muy provechosas si tenemos el foco adecuado.

1) Empieza y termina tus reuniones de manera puntual. Es importante respetar tu tiempo y el de los demás. Si estimaste mal el tiempo, puedes agendar otra y usar ese aprendizaje para estimar mejor el tiempo en futuras reuniones.

2) Ten claro el objetivo y resultado esperado de la reunión. ¿Para qué estoy convocando a una reunión? ¿Qué quiero conseguir a partir de esta reunión? ¿Cuáles son los puntos que abordaré en la reunión? Tener claridad del objetivo te ayudará a tener foco y así en caso de que salgan otros puntos, sabrás si debes abordarlos en esta reunión o en otra.

3) Envía una agenda con el objetivo y puntos a abordar antes de la reunión. Esto permitirá que los participantes sepan qué se abordará y así puedan preparar los temas relevantes a ellos, y así ser más concretos y efectivos. Esto te ayudará a ti como líder de la reunión y a quienes participan.

Atención: si vas a una reunión como participante, y no eres el/la líder, toma siempre una actitud proactiva. Revisa el objetivo, la agenda y prepara los puntos que hacen referencia a tus temáticas.

4) Invita a las personas que realmente deben estar en esa reunión. No hay nada más molesto que estar en reuniones o conversaciones donde en verdad no corresponde estar. Esa sí es una forma de sentir que pierdes el tiempo (o de literalmente estar haciéndolo). Si crees que hay personas que puedan beneficiarse de esa información, puedes enviarles la minuta o resumen de contenidos posterior a ésta.

5) Define responsables y fechas o plazos de los acuerdos realizados en la reunión. En la medida que abordes los puntos que ya seleccionaste como relevantes, cuando hayan acuerdos o puntos de seguimiento, anota claramente quién será el responsable y asegúrate que se comprometa a obtener una fecha o plazo para ese acuerdo.

6) Haz un resumen de los acuerdos, compromisos y responsables definidos en la reunión, considerando también las fechas y/o plazos y asegúrate de que haya sido escuchado por todos.

7) Da espacio a que las personas hagan sus aportes en la reunión. Hay personas que pueden ser más tímidas u otras que quieren hablar todo el tiempo. Asegúrate de hacer participar a quienes deban hacerlo. Es parte de rol como líder o moderador (a) de la reunión.

¿Cuál de estos 7 puntos será el primero que incorporarás en tu próxima reunión?

¡Déjame tus comentarios!

¡Éxito y a lograr tus objetivos!

María José Rivera J.

Coaching de Vida, Ejecutivo y Emprendimiento

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